Comment animer une réunion à distance ?

Les réunions à distance sont de nos jours plus prisées par les entreprises. En effet, elles favorisent la communication avec un collaborateur qui habite à l’étranger, avec un des membres de l’équipe en déplacement d’affaires… et qui ne peuvent être physiquement présents. Cet article évoque comment animer une réunion à distance :

La préparation

Pour bien animer une réunion à distance, il est obligatoire de faire des préparatifs. Cette étape est importante puisqu’elle va permettre de déterminer la date, l’heure, les participants et l’objet de la réunion. Comme tout événement à préparer, l’organisateur doit aussi trouver les bons outils qui permettront la réalisation de la réunion à distance. Plusieurs entreprises proposent actuellement une grande variété d’outils issus des nouvelles technologies qui permettront à tous les participants, où qu’ils soient d’assister aisément aux réunions. Il s’agit des outils visuels de meeting à distance avec lesquels les participants seront en mesure de choisir s’ils veulent dévoiler leur identité ou s’ils souhaitent s’afficher en tant qu’avatar. Toutefois, il faudra prendre en compte les décalages horaires lorsque les participants ne se trouvent pas dans le même pays afin d’éviter les éventuelles confusions et pour ne pas avoir à reporter la réunion.

La réalisation

D’abord, la personne chargée d’animer une réunion à distance doit avoir des qualités d’animateurs, mais il doit aussi avoir des qualités d’organisateur. Pour cela, il est possible de faire appel à un professionnel si nécessaire. Ce dernier mettra en place un plan spécifique adapté au sujet qui va être abordé lors de la réunion. Il doit également avoir quelques bases en communication et en leadership afin de pouvoir se faire comprendre rapidement sans aucune ambiguïté par l’ensemble des participants. Ces qualités sont très utiles pour animer la réunion et pour attirer l’attention des participants, vu que ces derniers peuvent s’ennuyer ou être distraits là où ils sont. Enfin, l’animateur doit laisser un temps de parole équitable à chaque participant afin qu’ils puissent contribuer et donner leur avis sur le sujet abordé.

Le suivi d’une réunion à distance

À la fin de la réunion, l’animateur doit essentiellement faire un briefing. Il s’agit de résumé les informations collectées à travers la prise de note. Les grandes idées véhiculées lors de la réunion seront alors dévoilées ainsi que les conclusions y afférentes. Ainsi, il sera plus facile pour les participants de trouver les démarches et les stratégies à adopter afin d’exécuter chacun de leur côté les perspectives décidées d’un commun accord. Les conclusions de l’après-réunion seront également nécessaires pour effectuer un suivi et une évaluation lors de la réalisation des différentes tâches.